Notulen ALV

Conceptnotulen PEN ALV 19 november 2011
13.30 – 15.00 uur

[aanwezig: Elly Schippers, Jan Honout, Barber vd Pol, Rudolf Geel, Kees Klok, Hester Knibbe, Jan Boerstoel, Mineke Schipper; afwezig met bericht: Hans Groenewegen, Tilly Hermans,Hanneke Eggels ]
Opening en vaststelling agenda – Voorzitter René Appel opent de ALV
Voorlezen PEN-handvest – Aleid Truijens leest het PEN-handvest voor. Voorzitter René Appel stelt dat de vertaling van het handvest aan een actualisering toe is. Oud-voorzitter Hester Knibbe geeft aan dat de Engelse tekst in 2007 al is aangepast, een deel van die aanpassing is reeds overgenomen.
Herdenking overleden leden – prof. dr. J.W. Oerlemans en Hella Haasse. Na het voorlezen van een gedicht van Haasse door Job Degenaar wordt een minuut stilte in acht genomen.
Verslag van de ALV van 18 december 2010 (zie bijlage op de website)
De notulen  worden onder dankzegging goedgekeurd.
Mededelingen en ingekomen stukken
Er zijn geen specifieke ingekomen stukken voor deze ALV (uiteraard wel veel voor het bestuur, maar het is ondoenlijk om die allemaal aan de orde te laten komen). Het bestuur vindt drie e-mails die beschouwd mogen worden als ‘ingekomen stukken’ van belang voor deze vergadering: 1: over de naam PEN-club. Jana Beranova heeft het bestuur een bericht gestuurd. Ze vond het achterhaald dat de naam ‘PEN-club’ nog gehanteerd wordt. Voorzitter René Appel heeft haar geantwoord dat dit de naam is die officieel in de statuten te vinden is.
2: Het al of niet besloten karakter van de ALV en de openbaarheid van de notulen van de ALV. De vergadering is besloten, maar de notulen van de voorgaande ALV waren op de website van PEN te vinden. Oud-voorzitter Hester Knibbe heeft hierover een vraag gesteld. Het bestuur heeft een en ander nagekeken in de statuten. Daarin is niets te vinden over de beslotenheid van de vergadering en ook niets over de eventuele niet-openbaarmaking van de notulen. Oud-voorzitter Hester Knibbe benadrukt dat de vergadering altijd alleen voor leden toegankelijk is, en dat het logisch is dat de notulen daarom niet openbaar zijn. Voorzitter René Appel benadrukt dat openbaarheid een groot goed is, maar dat discussies over personen niet mogen worden opgenomen in de openbare notulen. Ook Jan Boerstoel  stelt dat de ledenvergadering besloten is/was. Mogen de notulen nu wel of niet op de website? Dat is de vraag. Oud-voorzitter Hester Knibbe zegt dat de tijden erg veranderd zijn, maar dat men daar vroeger bij het opstellen van de notulen natuurlijk geen rekening mee heeft gehouden, zodat het logisch is dat er wat publicatie/inzage op internet betreft niets over terug te vinden is in de statuten. Voorzitter René Appel stelt, deze inbreng wegende, dat er een terughoudend, algemeen verslag op de website geplaatst zou kunnen worden, met name terughoudend als het gaat om financiële aangelegenheden. Bovendien zal in de nieuwe statuten moeten worden opgenomen dat slechts leden en ereleden stemrecht hebben tijdens de vergadering.
3: Het bericht van het ministerie over de subsidie voor PEN. We hebben voor het jaar 2011 subsidie ontvangen en zullen, zoals het er nu uitziet, ook voor 2012 op subsidie mogen rekenen. Een verheugend bericht. De activiteiten van PEN zijn namelijk uitgebreid en PEN heeft zich als organisatie verder geprofessionaliseerd.
In datzelfde kader volgen enkele mededelingen en een kort overzicht van PEN in 2011. De gezamenlijke activiteiten PEN en PEN Vlaanderen zijn door Pen Vlaanderen impliciet opgezegd, zodat de lezingen nu ook afzonderlijk verlopen. In 2011 zijn, voor het eerst in samenwerking met Writers Unlimited/Winternachten de Oxfam-Novib PEN Awards uitgereikt aan ondermeer filmmaker Nekrasov. In maart 2011 heeft de WorldWide-reading plaatsgevonden, om aandacht te vragen voor de gevangen Nobelprijswinnaar Liu Xiabao. In de loop van het voorjaar is PEN de samenwerking aangegaan met Amnesty. Hier is veel tijd in gaan zitten, met name rond de China-actie.  In de toekomst zal er meer aandacht worden geschonken aan de PEN-signatuur. Hoe goed de samenwerking met Amnesty ook is bevallen, PEN heeft een eigen karakter, de vrijheid van literaire expressie is haar speerpunt. In het kader van de samenwerking rond China heeft in juni 2011 in de Pulchri-studio in Den Haag  een debat plaatsgevonden, met secretaris Manon Uphoff in het forum namens PEN-Nederland. Om de zichtbaarheid en de bekendheid van PEN en de PEN-activiteiten te vergroten heeft PEN dit jaar een stand gehad op Manuscripta. Ook is er een nog nauwere samenwerking met het PEN Emergency Fund en met de VvL (op het gebied van de ledenadministratie en verdere digitalisering).
Verslag van het Internationale PEN-congres in Belgrado (september 2011). Secretaris Manon Uphoff licht enkele highs en lows toe en verwijst voor meer informatie naar het uitgebreide verslag dat op de website te vinden is. Er is een voorzichtig begin gemaakt met de vorming van een Europan Network. Ook PEN International is bezig met de vergroting van haar slagvaardigheid, en  vooral met de verbetering van de communicatie. Digitalisering, het gebruik van internet speelt hierin een grote rol. De aanwezige leden pleiten voor een digitale nieuwsbrief van PEN Nederland. De voorzitter stelt dat helaas nog veel leden (ongeveer de helft) van PEN Nederland niet digitaal bereikbaar zijn. Oproepen om e-mailadressen aan het secretariaat op te geven, hebben nog weinig resultaat.
ICORN (International Cities of Refugees Network) –  Ronald Bos geeft een toelichting op de ‘vluchtsteden’ Amsterdam en Tilburg; in Tilburg is voor het eerst iemand uitgenodigd. Wat betreft Utrecht, er was een goed contact met Rosi Braidotti en Wiljan van den Akker van de Universiteit Utrecht.  Helaas hebben de bezuinigingen ook hier invloed en ligt het project stil. Voor Den Haag geldt hetzelfde. De gemeente kan en wil op dit moment geen prioriteit aan ICORN geven. Groningen ligt eveneens stil wegens geldgebrek. Het is een teleurstellend resultaat dat het gevolg is van de bezuinigingen. PEN-lid Elly Schippers vraagt of er al iets bekend is over het volgende jaar, wat is er te verwachten? Zoekt PEN/ICORN naar andere bronnen? Bestuurslid Ronald Bos antwoordt dat dit niet zo makkelijk is. Het gaat niet alleen om geld, als de gemeentes zich terugtrekken mis je ook het complete organisatieapparaat. Bestuurslid Ruben van Gogh bevestigt dit.
WiPC (Writers in Prison Committee) – Job Degenaar van het WipC geeft een overzicht. Dit jaar, 2011, waren er 900 cases, dat is erg veel. Van de 145 PEN-centra hebben er 64 een WiPC. Eerst het slechte nieuws. De situatie in Mexico is meer dan rampzalig, hoewel de meeste moorden door het publiek in verband worden gebracht met drugs, is dit lang niet altijd het geval en worden de ‘drugsmoorden’ ook gebruikt om af te komen van kritische schrijvers en journalisten. Er is eveneens slecht nieuws uit de landen van de Jasmijn-revolutie. De situatie in Turkije is ook zorgelijk. Honorary member  Ragip Zorokulu en  42 anderen zijn opgepakt. Lichtpuntjes zijn er ook; de vrijlatingen, ondermeer in Cuba, de nobelprijs voor Liu Xiabao. Job Degenaar constateert een groeiend aantal actiedagen. Dat maakt het moeilijker om bij alles mee te doen. De voorzitter van Independent Chinese Pen was bij het PEN/Amnestydebat over China (op Manuscripta) aanwezig. Er zal vanuit PEN Nederland op 26 januari 2012 weer een actie plaatsvinden tijdens de nationale gedichtendag. Ook worden er weer vele brieven gestuurd (Rapid action). Het jaarlijkse overzicht van belangrijkste cases [resoluties] zal begin 2012 in te zien zijn op de PEN-website. Over de jaarlijkse kaartenactie ligt informatie op tafel. Job Degenaar sluit af met een citaat van Wim Zaal, dat het belang van deze kaartenactie onderstreept. De kaarten blijken keer op keer een grote steun te zijn. 
PEN-dispuut en PEN/Oxfam-Novib Awards – Secretaris Manon Uphoff licht toe: de samenwerking met Writers Unlimited wordt voortgezet. Het programma voor 2012 is zo goed als rond. Op 19 januari 2012 vindt de uitreiking van de Awards plaats in Den Haag, tijdens de opening van het festival Writers Unlimited, met opnieuw aansluitend een dispuut. Meer informatie zal binnenkort op de website te vinden zijn.
PEN Emergency Fund – Rudolf Geel van het PEF: via Amnesty is er 23.000 euro ontvangen, speciaal  bestemd voor Chinese schrijvers. Mede via onze bemiddeling. Waardering voor de ‘bemiddeling’ door PEN-voorzitter René Appel. Het bedrag is bedoeld om Chinese schrijvers te kunnen ondersteunen). Ook is er 6000 euro ontvangen via Bert de Groot. Rudolf Geel benadrukt dat Novib PEN + WiPC steunt, en dat Novib hecht aan de Oxfam-Novib Awards, maar dat de prijs wordt betaald/bekostigd door het PEF. Het PEF kent geen salariskosten en is de laatste jaren zeer gegroeid. Maar er zijn ook meer mensen die nu een beroep (kunnen) doen op het PEF. Er zijn nauwelijks financiële bijdragen van PEN International of nationale PEN-centra. Kortom, het budget van het PEF bestaat vrijwel geheel uit Nederlandse inbreng, zowel financieel als organisatorisch. Er is meer geld te besteden dan voorheen. Daarom heeft het PEF besloten om een second branch op te stellen: financiële ondersteuning (voor een jaar) voor auteurs, zodat deze kunnen schrijven. Momenteel zijn er 5 schrijvers die op deze wijze door het PEF ondersteund worden. In de loop van december komt er een folder van het PEF, om beter te kunnen werven en beter te laten zien wat het PEF is en doet. De folder is opgesteld in het Engels en is overigens nu al in te zien op de website.
Financiën. Dit betreft een financieel verslag van de eerst drie kwartalen van 2011 en een begroting voor 2012). Bijlagen liggen op tafel. Wim Jurg geeft een toelichting.  De financiële verslaglegging  van PEN zit in een overgangsfase. Vanaf volgend jaar kunnen we de officiële jaarrekening van dat jaar overleggen. We blijven dit jaar keurig binnen de begroting. De begroting voor 2012: dat is het laatste jaar van de oude systematiek. Daarom is die zo ongewijzigd mogelijk. Deze begroting is ook al meegestuurd met de subsidieaanvraag.  De begroting wordt ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. Aan Jan Honout en Rudolf Geel het verzoek om op te treden als kascommissie als het financieel verslag over 2011 beschikbaar is (april 2012). Jan Honout en Rudolf Geel zeggen toe.
Website en andere digitale zaken. Bestuurslid Ruben van Gogh verzorgt de toelichting. PEN heeft een Twitter-account, een Facebook-account en een verbeterde website, waaraan nog steeds wordt gewerkt om die zo optimaal mogelijk te laten functioneren.
Nieuw beleid PEN Nederland. De leden worden ook verwezen naar de bijlage op de website. Voorzitter René Appel geeft een korte samenvatting van het door het bestuur voorgestelde beleid en licht de conceptbeleidsnota toe, de inhoudelijke richting en de daaraan gekoppelde activiteiten. We hebben gekozen voor één van de twee hoofddoelstellingen van PEN International. Wij vinden dat we nadrukkelijk voor de tweede doelstelling: freedom of expression moeten kiezen. Dat heeft consequenties voor de activiteiten en voor de organisaties waarmee we contact zoeken. In dit verband lijkt het zinnig in de toekomst te kiezen voor een zwaartepunt, bijvoorbeeld voor bepaalde regio. Zuidoost Azië lijkt in eerste instantie een logische optie, omdat we ervaring hebben opgedaan met China, maar de regio ligt nog niet vast.  Reactie en vraag van Barber vd Pol: gebeurt de keuze voor een regio in overleg met andere centra? Hester Knibbe: zou je dat niet moeten of kunnen koppelen aan de werkzaamheden van het European Network. Het bestuur sluit zich aan bij de suggestie dat we de keuze voor een regio afstemmen met andere centra.
Nieuwe statuten en huishoudelijk reglement. Voorzitter René Appel licht toe. Er was geen huishoudelijk reglement. De conceptstatuten zijn in de voorgaande bestuursvergaderingen door de bestuursleden besproken en ook voorgelegd aan een (gepensioneerde) notaris. Nu worden de conceptstatuten en het concept Huishoudelijk reglement aan de leden voorgelegd. Het feit dat alleen leden en ereleden stemrecht hebben tijdens de ALV moet nog worden toegevoegd. De conceptnotulen en het concept Huishoudelijk reglement kan niet tijdens deze ALV worden goedgekeurd, de leden vragen leestijd en kunnen de stukken mee naar huis nemen. De volgende ALV wordt belegd op 16 december in het Lodewijk van Deysselhuis. Aansluitend vindt er ook een bestuursvergadering plaats. De leden krijgen het verzoek thuis de stukken door te lezen en de op- en aanmerkingen door te geven.
Bestuurstermijnen
Bestuurslid Job Degenaar (WiPC-afgevaardigde) moet (volgens de huidige statuten) aftreden. Als de ALV de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement goedkeurt, kan hij deel uit blijven maken van het bestuur en gaat zijn expertise niet verloren. Met het oog hierop stelt het bestuur geen nieuwe kandidaat voor. Als de nieuwe statuten en het Huishoudelijk reglement daadwerkelijk passeren, blijft Job Degenaar aan.
Nieuwe leden
Op basis van de nieuwe statuten zal de ledenwerving anders verlopen. Daarom stelt het bestuur nu geen nieuwe leden ter goedkeuring aan de vergadering voor. We willen ook leden kunnen werven. Mensen kunnen zichzelf eveneens aanmelden. Dan beslist het bestuur over hun lidmaatschap.
Rondvraag en sluiting. Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Voorzitter René Appel sluit de vergadering. Na de aansluitende ALV  van de VSenV, zal de jaarlijkse lezing worden verzorgd door Maarten Asscher (over gevangenisliteratuur).